これだけは!提出用エクセル資料作成時の注意点

A4にきちんと収まっているか?

ビジネスにおいてエクセルは最も多く使用するソフトではないでしょうか?皆が使うからこそ気を付けたいポイントがいくつかあります。1つ目は、「A4にきちんと収まっているかどうか」。保存する前に「印刷プレビュー」で必ずチェックしましょう。収まっていない場合は、縮小して「×ページに収まる」ように調整。1ページに情報量が多い場合はページ数が増えることもありますが、そのときは「改ページ」の位置を調整して、どのページも見やすくなるようにしましょう。

おかしな計算式が入っていないか?

計算式は非常に便利ですが、ときどきエラーになってしまうことがあります。計算式を間違えないことは当然のこと!SUM(合計)の選択範囲は途中で切れていませんか?/(割り算)の順番は合っていますか?「知っているつもり」やコピペで使ってしまう計算式も、本当に合っているか、時々チェックしましょう。また、少し高度ですが、気を付けたいのはほかのエクセル資料の数値を参照していないかどうか。あなたが持っている資料でも、相手が持っていなければ参照することができません。難しすぎる計算式を入れないことも、相手への一つの気遣いですね。

添付画像でファイル容量が大きくなっていないか?

画像つきの提案書や報告書を作成することもありますよね。画像をたくさん貼ると、その分ファイル容量は大きくなります。画像のサイズを小さくするには、トリミングや縮小した画像を一旦Ctr+xで切り取り、「形式を選択して貼り付け」でjpg形式に直して貼り付けし直します。少々画像は荒れてしまいますが、これで容量はかなり減ります。また、受け手が改編しないことがわかっている場合であれば、最後にPDF形式で保存しても容量が小さくなるのでおすすめです。

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